Milyen a jó könyvelő

Milyen a jó könyvelő ?

Egy gazdálkodó szervezet vezetőjének egyszerre nagyon sok különböző dologra kell figyelnie, számos komoly döntéshelyzetbe kerül nap mint nap, az energiáit annyira felemészti a cégének irányítása, hogy egy jó könyvelő igencsak meg tudja nehezíteni a mindennapjait.

A rossz könyvelők ről már sokszor beszéltünk, és mindenki tudja, hogy a rosszul végzett könyvelés akár a cég pusztulását is okozhatja. Arról viszont már nem nagyon szokott szó esni, hogy a jól elvégzett könyvelésnek milyen kockázatai és mellékhatásai fordulhatnak elő, pedig ezeket sem szabadna elhanyagolni.

A jó könyvelő viszonylag könnyen felismerhető és jó néhány, a nyugalom megzavarására alkalmas tulajdonsággal rendelkezik.

A jó könyvelő:

Pontos, precíz. A jó könyvelő keze nyomán a könyvelés mindig egyértelmű, tiszta, jól átlátható. A jó könyvelő mindig pontosan betartja a határidőket, és formailag (is) tökéletes munka jellemzi. Olyannyira megszállottja a pontosságnak, hogy erre még büszke is, sőt, munkájára garanciát vállal, a törvényben előírt minimumon felül is. Precizitása odáig terjed, hogy szükség esetén felhívja a cégvezetőt, figyelmezteti a közelgő határidőkre, bekéri a könyveléshez szükséges anyagokat, és akár személyes találkozóra is igényt tarthat, ha talál valami egyeztetni valót.

Szenvedélyes. Imádja a munkáját, éppen ezért keresve kutatja az újdonságokat, mindig naprakész a könyvelés technikai újításaiban és a jogszabályi módosításokban – sőt, képes erről jó előre beszélni az ügyfelekkel. Szegény cégvezető meg nem az utolsó (vagy utolsó utáni) pillanatban szembesül a változásokkal, hanem számos egyéb sürgős teendője mellett lassan, alaposan, gondos munkával készítheti fel a vállalkozását a zökkenőmentes változásokra. A könyvelésben teljesen önállóan koordinálja a könyvelő az újdonságok bevezetését, sőt, még tanácsokkal is elláthatja szegény elfoglalt cégvezetőt, hogy a könyveléshez szükséges dokumentumokat hogyan gyűjtse, rendszerezze és tárolja.

Gazdaságtudatos. Olyannyira ügyel a költséghatékony megoldásokra, hogy ha talál olyan megoldásokat vagy gazdasági elemeket, amivel pénzt spórolhat meg a vállalkozásnak, arról szól is a cégvezetőnek. Mivel a jó könyvelő mindig naprakész, személyre szabott információkkal tud szolgálni, mellékhatásként ügyfelei fejlődésre, növekedésre, cégük hatékonyságának javulására számíthatnak.

Kommunikál. Nem csak elérhető vagy visszahív, de a felmerülő kérdésekre készséggel, megfelelő szaktudással, közérthető módon válaszol is – így a jó könyvelő nem csupán megfelelően dokumentált, jól szerkesztett számhalmazt, hanem érthető, egyértelmű, használható információt ad át a cégvezetőnek.

Proaktív. Mivel pontosan, precízen követi a bevételeket, kiadásokat és a cég teljes üzleti tevékenységét, átlátja a teljes könyvelést, azonosítani tudja a cégen belül az erősségeket és gyengeségeket, így pontosan rá tud mutatni azokra a pontokra, ahol javításra, fejlesztésre, racionalizálásra van szükség. Mi több, ezt meg is teszi!

Fontos! Ha cégvezetőként csak arra vágyik, hogy a „papírmunka” le legyen tudva, ki legyen pipálva, akkor ne válasszon jó könyvelőt! A jól végzett könyvelés plusz kihívások elé állíthatja, és könnyen meglehet, hogy nem hagyja vállalkozását a kényelmes langymeleg pocsolyában dagonyázni.

Hogyan fogja a mesterséges intelligencia automatizálni a könyvelést?

A könyvelés leginkább egy analitikus munka, számokkal és matematikai képletekkel dolgozik. Kisebb részben intuitív munka, amihez már szükségünk lehet egy szakemberre. Mi az oka annak, hogy nem automatizálták a könyvelést eddig? Mi várható az elkövetkező évtizedekben? Ezekre a kérdéseket próbáljuk megválaszolni a következőkben.

 

Hosszú éveken keresztül vezettem a könyvelőirodámat, ahol már 2000-ben beszkenneltünk minden bizonylatot és távkönyvelőkkel dolgoztunk együtt. Ez egy félautomata megoldás, ami igen jól működött. Azokban az években nem találtuk meg a megfelelő szoftvert, ezért vágtunk bele egy távkönyvelő szoftver fejlesztésébe, ahol már elhagyható a szkennelést (digitalizálást) és az ügyfeleinkre bíztuk rá a távoli adatrögzítés legnagyobb részét. Cserébe naprakész könyvelési riportokat szolgáltattunk és kedvezőbb áron vállaltuk a könyvelést.

 

Ma már rengetek szolgáltató létezik Európában és Magyarországon is, akik vállalták, hogy a beszkennelt vagy lefotózott bizonylatokat digitalizálják és visszajuttatják a kinyert adatokat vagy akár a könyvelést (kontírozást) is. Hasonló módszerek már 10 ével ezelőtt is léteztek, de akkor még emberi erőforrást igényelt a feldolgozásuk. Mára már jóval kifinomultabb lett a karakterfelismerés és az adatok kinyerésének módszere, így automatizálhatóvá vált a digitalizálás egész folyamata.

 

A könyvelés automatizálása

 

Személy szerint azt tartom a legjobb ötletnek, ha a szkennelést teljesen kihagyjuk a folyamatból, ugyanis ez a legdrágább és egyben leglassabb része az automatizálásnak. Ahelyett, hogy mindent szkenneléssel digitalizálunk, én az e-számlák elterjedésére számítunk az elkövetkezendő években. Ha egy számlát elektronikus módon kapunk meg – általában egy pdf fájlként – akkor jóval egyszerűbb a dolgunk.