Blog

Milyen a jó könyvelő

Milyen a jó könyvelő ?

Egy gazdálkodó szervezet vezetőjének egyszerre nagyon sok különböző dologra kell figyelnie, számos komoly döntéshelyzetbe kerül nap mint nap, az energiáit annyira felemészti a cégének irányítása, hogy egy jó könyvelő igencsak meg tudja nehezíteni a mindennapjait.

A rossz könyvelők ről már sokszor beszéltünk, és mindenki tudja, hogy a rosszul végzett könyvelés akár a cég pusztulását is okozhatja. Arról viszont már nem nagyon szokott szó esni, hogy a jól elvégzett könyvelésnek milyen kockázatai és mellékhatásai fordulhatnak elő, pedig ezeket sem szabadna elhanyagolni.

A jó könyvelő viszonylag könnyen felismerhető és jó néhány, a nyugalom megzavarására alkalmas tulajdonsággal rendelkezik.

A jó könyvelő:

Pontos, precíz. A jó könyvelő keze nyomán a könyvelés mindig egyértelmű, tiszta, jól átlátható. A jó könyvelő mindig pontosan betartja a határidőket, és formailag (is) tökéletes munka jellemzi. Olyannyira megszállottja a pontosságnak, hogy erre még büszke is, sőt, munkájára garanciát vállal, a törvényben előírt minimumon felül is. Precizitása odáig terjed, hogy szükség esetén felhívja a cégvezetőt, figyelmezteti a közelgő határidőkre, bekéri a könyveléshez szükséges anyagokat, és akár személyes találkozóra is igényt tarthat, ha talál valami egyeztetni valót.

Szenvedélyes. Imádja a munkáját, éppen ezért keresve kutatja az újdonságokat, mindig naprakész a könyvelés technikai újításaiban és a jogszabályi módosításokban – sőt, képes erről jó előre beszélni az ügyfelekkel. Szegény cégvezető meg nem az utolsó (vagy utolsó utáni) pillanatban szembesül a változásokkal, hanem számos egyéb sürgős teendője mellett lassan, alaposan, gondos munkával készítheti fel a vállalkozását a zökkenőmentes változásokra. A könyvelésben teljesen önállóan koordinálja a könyvelő az újdonságok bevezetését, sőt, még tanácsokkal is elláthatja szegény elfoglalt cégvezetőt, hogy a könyveléshez szükséges dokumentumokat hogyan gyűjtse, rendszerezze és tárolja.

Gazdaságtudatos. Olyannyira ügyel a költséghatékony megoldásokra, hogy ha talál olyan megoldásokat vagy gazdasági elemeket, amivel pénzt spórolhat meg a vállalkozásnak, arról szól is a cégvezetőnek. Mivel a jó könyvelő mindig naprakész, személyre szabott információkkal tud szolgálni, mellékhatásként ügyfelei fejlődésre, növekedésre, cégük hatékonyságának javulására számíthatnak.

Kommunikál. Nem csak elérhető vagy visszahív, de a felmerülő kérdésekre készséggel, megfelelő szaktudással, közérthető módon válaszol is – így a jó könyvelő nem csupán megfelelően dokumentált, jól szerkesztett számhalmazt, hanem érthető, egyértelmű, használható információt ad át a cégvezetőnek.

Proaktív. Mivel pontosan, precízen követi a bevételeket, kiadásokat és a cég teljes üzleti tevékenységét, átlátja a teljes könyvelést, azonosítani tudja a cégen belül az erősségeket és gyengeségeket, így pontosan rá tud mutatni azokra a pontokra, ahol javításra, fejlesztésre, racionalizálásra van szükség. Mi több, ezt meg is teszi!

Fontos! Ha cégvezetőként csak arra vágyik, hogy a „papírmunka” le legyen tudva, ki legyen pipálva, akkor ne válasszon jó könyvelőt! A jól végzett könyvelés plusz kihívások elé állíthatja, és könnyen meglehet, hogy nem hagyja vállalkozását a kényelmes langymeleg pocsolyában dagonyázni.

Könyvelési anyagok megőrzése

Sűrűn feltett kérdésnek számít, hogy egy cégnek mennyi ideig kell megőriznie a különböző bizonylatokat, szerződéseket és egyéb hivatalos dokumentumokat, ám a kérdésre adott válasz nem mindig könnyű. Éppen ezért szándékoztunk összegyűjteni 5 hasznos információt a témában!

1.Milyen típusú papírokat kell megőrizni?

Az adózás rendjéről szóló 2003. ÉVI XCII. TÖRVÉNY 178.§-ának 14. pontja szerint irat, a jogszabályban meghatározott bizonylat, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más bizonylatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, azok megjelenési formájától függetlenül. Az elektronikus formában készített bizonylatokat pedig elektronikus formában kell megőrizni.

Tehát lényegében majdnem minden dokumentumot meg kell őrizni, amiből egy cég könyvelése összeáll:

  • számlák,
  • bizonylatok,
  • szerződések,
  • határozatok,
  • nyilvántartások,
  • nyilatkozatok,
  • igazolások,
  • jegyzőkönyvek,
  • bankkivonatok,
  • könyvek,
  • kivonatok,
  • tanúsítványok,
  • tervek, stb.
  1. Hány évig kell az iratokat megtartani?

Az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak raktározni, vagyis halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőrizni, méghozzá olyan módon, hogy segítségükkel megállapítható és ellenőrizhető legyen az adó alapja, összege. Ez az 5 év azonban kicsit megtévesztő lehet, mert nem konkrétan 5 évről van szó, hanem valójában 6 évről, hiszen az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve + 5 év a megőrzési idő, természetesen az ön ellenőrzési nyilvántartást és annak összes bizonylatát is meg kell őrizni. A számviteli törvény még ennél is szigorúbb, ugyanis a számviteli bizonylatokat főszabály szerint 8 évig kell megőrizni.

  1. Hol kell tárolni az iratokat?

Általában a vállalkozás székhelyén, de előfordulhat, hogy nem ott, hanem egy másik helyszínen tárolják az iratokat, de ezt a tényt mindenképpen be kell jelenteni a NAV-nál. Megengedett, hogy egyes iratok átmenetileg a könyvelőnél tárolódjanak, de ha az adóhatóság kéri a vállalkozótól ezek bemutatását, akkor 3 munkanap áll rendelkezésre, hogy az átszállítás megtörténjen.

  1. Mi történik az iratokkal, ha megszűnik a vállalkozás?

Egy vállalkozás a megszűnése esetén sem mentesül a megőrzési kötelezettség alól.

Ha jogutód nélkül szűnik meg a vállalkozás, akkor a felszámoló vagy a végelszámoló feladata, hogy az iratokat megőrizze.

Ha jogutódlással szűnik meg a vállalkozás, akkor a jogutód kötelezettsége, hogy az iratokat megőrizze, a könyvelőre nem háríthatja ezt a feladatot.

  1. Mire számíthatunk, ha nem őrizzük meg az iratokat kellő ideig?

Bírságra, így a vállalkozóknak mindig érdemes kikérni a könyvelőjük véleményét, mielőtt bármilyen iratot kiselejteznének. Érdeklődjön az adótanácsadás szolgáltatásunk iránt.

 

Hogyan fogja a mesterséges intelligencia automatizálni a könyvelést?

A könyvelés leginkább egy analitikus munka, számokkal és matematikai képletekkel dolgozik. Kisebb részben intuitív munka, amihez már szükségünk lehet egy szakemberre. Mi az oka annak, hogy nem automatizálták a könyvelést eddig? Mi várható az elkövetkező évtizedekben? Ezekre a kérdéseket próbáljuk megválaszolni a következőkben.

 

Hosszú éveken keresztül vezettem a könyvelőirodámat, ahol már 2000-ben beszkenneltünk minden bizonylatot és távkönyvelőkkel dolgoztunk együtt. Ez egy félautomata megoldás, ami igen jól működött. Azokban az években nem találtuk meg a megfelelő szoftvert, ezért vágtunk bele egy távkönyvelő szoftver fejlesztésébe, ahol már elhagyható a szkennelést (digitalizálást) és az ügyfeleinkre bíztuk rá a távoli adatrögzítés legnagyobb részét. Cserébe naprakész könyvelési riportokat szolgáltattunk és kedvezőbb áron vállaltuk a könyvelést.

 

Ma már rengetek szolgáltató létezik Európában és Magyarországon is, akik vállalták, hogy a beszkennelt vagy lefotózott bizonylatokat digitalizálják és visszajuttatják a kinyert adatokat vagy akár a könyvelést (kontírozást) is. Hasonló módszerek már 10 ével ezelőtt is léteztek, de akkor még emberi erőforrást igényelt a feldolgozásuk. Mára már jóval kifinomultabb lett a karakterfelismerés és az adatok kinyerésének módszere, így automatizálhatóvá vált a digitalizálás egész folyamata.

 

A könyvelés automatizálása

 

Személy szerint azt tartom a legjobb ötletnek, ha a szkennelést teljesen kihagyjuk a folyamatból, ugyanis ez a legdrágább és egyben leglassabb része az automatizálásnak. Ahelyett, hogy mindent szkenneléssel digitalizálunk, én az e-számlák elterjedésére számítunk az elkövetkezendő években. Ha egy számlát elektronikus módon kapunk meg – általában egy pdf fájlként – akkor jóval egyszerűbb a dolgunk.